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视频委托公证之思考
2020-03-31 10:39   来源:泰达多宝平台一号站登录  

为了抗击新冠病毒疫情,自1月26日起,天津先后派出13支医疗队,共1294名队员驰援湖北,为了解决他们的后顾之忧,天津公证行业为驰援武汉的二位医务工作者分别办理了天津市首例和滨海新区首例远程视频委托公证,受到了全社会及全行业的广泛关注和强烈反响,天津日报、滨海时报、天津政法报、天津司法、中央政法委长安剑、天津新闻、滨海新闻等诸多媒体竞相报道。天津公证行业为驰援武汉一线医护人员提供便利服务,解决后顾之忧,体现了行政管理部门决策高效,特事特办,担当作为;同时,天津公证行业利用网络技术大胆尝试“线上面签”办理委托公证,突破传统办证方式,在信息化高度发展的今天,特别是疫情催生远程线上操作的当下,这一有益尝试的意义尤为重大。然而,疫情过后,抑或疫情期间普通委托或者签名、合同等公证事项能否通过视频办理,值得我们深入的思考。

本文旨在讲述参与视频委托办证的亲身经历,总结办证过程中的思考并对此类视频委托、线上公证等下一步的规范和展望等方面与大家分享。

(一)案例回顾

案例一:

2月28日,天津市辰信多宝平台一号站登录接到来自武汉疫情防控一线的电话,来电人称自己是天津市北辰医院急诊护理科的一名护士,名字叫邢丽娜,1月28日作为支援医疗队成员赶赴武汉防控一线执行任务。经过详细了解,邢丽娜年前在北辰区购买了一处二手房产,目前在湖北武汉武钢二院执行新冠肺炎救治任务,无法按照规定时限前往房管部门办理房屋过户手续,因此向公证员进行咨询和求助。

案例二:

3月3日,天津市泰达多宝平台一号站登录接到一个特殊的咨询电话,周先生称自己的妻子杜女士是天津医科大学中新生态城医院的一名护士,2月15日作为天津市第九批医疗队员前往武汉支援,现正在武汉市江汉开发区方舱医院执行任务,办了一半的卖房手续,来不及办完就匆匆赶赴前线,无法按照规定时限到房管部门办理房屋过户手续,将会因违约承担相应的赔偿责任,因此杜女士想委托其丈夫周先生代为办理,周先生抱着试试看的心理,向多宝平台一号站登录电话求助。

不见面能不能办委托,一个被我们否定了许久的命题,终于又刻不容缓的摆在了我们的面前。

坦率地讲这不是个新命题,经常接到当事人的咨询:委托人在外地没法回来,能否办理委托公证?我们的回答一直都是否定的,为了保证当事人的意思表示和签字行为的真实性,我们通常情况要求当事人亲自到多宝平台一号站登录办理公证,如果当事人确有困难,公证员也可上门办理,但原则都是要求当事人亲自到场,在公证员的面前签署委托书并办理公证手续。这次遇到的问题对我们的传统做法是个挑战。基于疫情导致武汉封城的特殊情况,更基于两位当事人作为援驰武汉的医务人员这一特殊身份,公证员没有冒然拒绝,而是第一时间上报市司法局领导。于是开启了这两例特殊的委托公证,追溯历程,经过了这几个步骤:

第一步,领导批示,“特事特办”、“急事急办”

市局领导高度重视,考虑到公证事项涉及天津医疗队的一线医务人员,为保证医护人员能够安心工作,市局领导作出了“特事特办”、“急事急办”的指示,决定通过刚刚完成信息化建设的公证便民服务平台,启动“微公证”平台,协助当事人完成此项公证,解除援助武汉的医务工作者的后顾之忧,并第一时间协调科技公司,做好技术支持。

第二步,风险把控,全面掌握公证背景情况

公证员通过电话联系当事人,了解委托事项及相关事实情况。第一例委托为买房委托,不属于处分财产,风险较小。第二例委托为卖房委托,属于不动产权益的处分,风险较大,随后公证员分别跟委托人、受托人和买方进行了沟通和询问,了解到买卖双方已经亲自到房管局签订了二手房买卖合同,据此买方已经办理了二手房贷款,此次委托主要是为了办理最后的过户事宜。到此,公证员长舒了一口气,虽然是卖房委托,但作为处分权益的二手房买卖合同已经由买卖双方在房管局亲自签署并生效,主要的权利处分行为已经完成,剩下的只是最后办理过户手续的一个程序性流程,且在二手房买卖合同中已经约定资金监管账户为卖房人名下,避免了资金收款的风险,综合上述情况委托目的虽然为卖房,但事实清楚、权益清晰,风险相对可控。

第三步,服务前移,协助当事人协调房屋登记部门

不见面的委托公证将采取视频连线和电子签名的方式办理,虽然电子签名的效力有《电子签名法》作为法律保障,但房屋登记部门毕竟从来没遇到过这种情况,作为使用部门电子签名形式的委托书能不能认可,能不能顺利办理过户登记,大家都画了个问号,使用部门对于这一创新的态度成为这两例委托公证的关键性问题,大家都捏了把汗。公证员们分别与北辰房管局和塘沽房管局进行了沟通,公证员首先介绍了本次特殊公证启动的背景和重要意义,然后说明了电子签名的法律依据和法律效力,同时又说明了公证的审查方式、证明内容和法律效力,最终电子签名的委托书形式及其公证的效力均得到了使用部门的认可。

第四步,确定公证方案,研讨公证事项和出证形式

市局领导第一时间组织行业内的多名业务骨干进行专项课题研究,从公证法和公证程序规则的规定、风险控制、使用部门认可程度及公证的质量和效力等各个方面研究讨论此次公证的公证事项及出证形式,大家各抒己见,有理有据地阐明观点,首先确定了远程视频、电子签名办理公证这种方式并无法律法规及相关规定的禁止性规定,进而分别提出了委托、保全证据、法律意见书等几种公证事项并提出了定式、要素式等不同的出证形式。一直到深夜大家还在激烈的讨论,每一个小细节,每一个语序和表述方式,甚至是一个标点一个字都是经过了大家反复的推敲。最终,结合此次委托的具体情况经过斟酌,确定了以委托作为公证事项,并以定式公证书作为出证形式的出证方案。

第五步,草拟文本,技术部署,做好前期准备

在确定委托的公证事项之后,公证员通过电话分别沟通委托人、受托人及交易对方,为了控制风险,征询各方意见,特别是要求受托人和交易对方也参与办理公证,接受公证询问,并根据各方的意见,协助当事人草拟了委托书文本、公证询问内容、公证申请表、告知书等文本,通过微信发给委托人确认,并逐字逐句的将委托书内容与房管局确认,确保内容无遗漏,表述无差错。同时,法信科技公司做好了技术部署。多宝平台一号站登录准备二台电脑,当事人可以准备一台电脑或者二部手机,最后当事人选择用二部手机操作,各方做好设备调试,确保办证流程万无一失。

第六步,视频连线,顺利完成公证全过程

正式办理公证时,当事人通过“微公证”小程序完成公证全过程,步骤如下:

1、当事人用一部手机登陆“微公证”小程序,提交公证申请,并准备好另一部手机进行视频连线,公证员登录“公证云”平台,找到当事人的公证申请。

2、公证员通过“公证云”平台向当事人发起视频通话,通过视频在线询问当事人委托的相关事实情况及意思表示,向其展示并核对受托人代为提交的相关材料,要求当事人展示并核对其身份证,根据当事人意思表示制作申请表、公证询问笔录、告知书等,询问当事人委托事项并与确认委托书内容。

3、公证员指导当事人按照“微公证”小程序的步骤逐项操作:当事人首先通过朗读一串数字完成活体检测,然后摘下口罩进行人脸识别,完成远程身份验证后,分别查阅系统中由公证员代为制作的申请表、公证询问笔录、告知书等相关文件,确认无误后进行电子签名。公证员将电子签名的所有文件打印核对后,委托人的公证手续全部完成,视频连线结束。后续公证员又在多宝平台一号站登录分别对受托人和交易对方进行了单独询问并制作了询问笔录。

整个公证流程简单易行,当事人根据公证员的指导可以轻松完成,视频询问、材料核验、活体检测、人脸识别、电子签名等视频在线全过程只用了半个小时的时间。

(二)办证思考

视频委托是一种新型的办证模式,实践中遇到了很多新问题、新思考:

  • 视频委托公证的法律效力和技术保障

笔者查找了《公证法》、《公证程序规则》及司法部“五不准”规定等,均没有发现对视频方式签署委托并办理公证的禁止性规定,同时,《电子签名法》对线上签订委托的效力提供了法律保证。于是,笔者严格对照《公证程序规则》和《电子签名法》相关规定,认真审视视频委托公证的办证流程,以确保其法律效力。

1、《公证程序规则》第十一条规定:“当事人可以委托他人代理申办公证,但申办遗嘱、、赠与、认领亲子、收养关系、解除收养关系、生存状况、委托、声明、保证及其他与自然人人身有密切关系的公证事项,应当由其本人亲自申办。”这里提到委托公证“应当由其本人亲自申办”,但并没有对申办的媒介进行限制。随着科技的发展,社会包括司法部门对远程视频的普遍认同及广泛应用,法院已经采用了互联网开庭的模式,运用远程视频与当事人各方在线庭审,通过司法实践确认了远程视频的法律效力。由此我们通过视频连线的方式,符合“本人亲自办理”的程序规则要求。

2、《公证程序规则》第二十七条第一款规定:“公证机构可以采用下列方式,核实公证事项的有关情况以及证明材料:(一)通过询问当事人、公证事项的利害关系人核实”。《公证程序规则》第二十九条规定,采用询问方式向当事人、公证事项的利害关系人或者有关证人了解、核实公证事项的有关情况以及证明材料的,应当告知被询问人享有的权利、承担的义务及其法律责任,制作询问笔录,并交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。依据上述规定,这个核实程序的两个关键词是“询问”和“签名”,那么远程视频委托能否满足这两个要求呢?前面已经通过法院的互联网庭审制度确定了通过远程视频询问当事人和利害关系人的法律效力,接下来要落实的问题就是签名如何满足。

3、《电子签名法》第三条规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书:(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;(二)涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的;(三)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。”《电子签名法》第五条至第八条规定,锁定签约主体真实身份,有效防止文件篡改,精确记录签约时间的电子合同才被法律认可。

由此,为了保证电子签名的有效,公证员应当通过询问笔录,询问委托人、受托人及合同交易对方是否约定使用电子签名、数据电文的方式。同时,视频委托使用的系统平台应当具备如下功能:1、拥有CA机构颁发的CA证书及公安部身份认证系统,认可使用电子认证技术,确保签署主体真实身份;2、拥有防篡改技术,采用国际通用哈希值技术固化签名的文件,轻松识别文件是否被篡改;3、拥有第三方取时技术,精确记录签约时间。在上述两个条件满足的前提下,视频委托公证中的电子签名是有法律效力的。

二、视频委托公证的风险及把控

视频委托和常规委托的差别就是当事人不能亲自到场办理公证,相应的风险也集中于此。刚才已经分析了技术上的保障,再结合互联网庭审的司法实践,应该说视频这一形式在技术层面没有法律障碍,能够保证效力。而事实层面的风险,才是真正的风险所在,也正是我们需要研究和把控的重点。

风险一:当事人的意思表示是否真实,是否受到胁迫

视频委托只能通过远程视频见到当事人,但对其周遭的情况无法考察,比如办证现场是否有其他人在场,当事人是否受到胁迫、恐吓等情况并不能直观反应,所以在其询问过程中,其表达的是否为真实的意思表示,是视频委托最大的风险。这一风险并不能绝对防控,正如常规委托公证,即使当事人独自前往多宝平台一号站登录办理公证,但是否有人幕后操控,甚至背后胁迫,仍然是公证员无法真实了解的。只能通过大量的沟通调查工作,尽可能多的了解公证事项的背景情况,做到尽职免责。结合卖房案例,公证员在办理公证手续之前,多次跟通过微信、电话与当事人沟通,了解其办理委托的目的和用途、委托事项、与受托人的关系及信任情况、婚姻状况及结婚时间、房产的取得途径及产权归属、共有情况,目前办到哪一步,为什么着急办理委托,是否认可视频委托和电子签名的形式等诸多问题。公证员通过反复与当事人询问事实情况,一来了解事实情况,二来检查当事人表述是否前后一致,三来判断当事人的行为能力、精神状态和心理状态,是否有所顾虑,是否有所隐瞒,是否被胁迫等特殊情况。视频办理的过程中,要求当事人将所在的位置及现场环境环顾拍摄一圈,保证只有当事人一人在场,且没有受到胁迫。

风险二:委托事项带来的风险

本文中一例是买房,一例是卖房,明显卖房的风险较大。为了避免风险,公证员首先审查了当事人相关材料,然后严格审查委托事项,对照司法部“五不准”规定,并建议当事人在委托事项中特别注明不包括代收房款事宜,不得以受托人的名义开立收款帐户事宜等,将风险控制到最小,最大限度保证当事人的权益。

风险三:受托人和合同交易对方及使用部门是否认可视频委托的形式

正如电子签名法的规定,电子签名的生效是以当事人的约定作为前提条件,所以公证员事先分别征询了委托人、受托人、合同交易对方及使用部门的意见,当各方都同意电子签名的形式之后,才启动视频委托,并在与当事人视频公证之后,分别面见了受托人和合同交易对方,并为其制作了询问笔录,分别签字。

三、视频委托公证的适用情况和启动程序

基于上述风险情况,笔者认为视频委托公证不宜完全放开,当事人还是应该亲自到场在公证员面前办理公证,便于公证员更好的了解其真实意思表示及是否受到胁迫,判断其行为能力等。因此,无特殊情况,当事人还是应当亲自到场办理委托公证,不得以视频委托的合法形式,掩盖非法的目的。正如证人有出庭作证的义务,没有充分理由无法到庭,公证机构不应不做考察随意受理证人证言公证,当事人不能以公证的形式规避出庭作证的义务。

因此笔者认为现阶段,视频委托应作为一种特事特办的特殊政策,仅限于疫情期间,为了解决一线医务工作者的后顾之忧,对天津援助湖北的医务人员这类特殊人群,且应当一事一议,不应做扩大解释,由多宝平台一号站登录上报市司法局,经批准方可启动。

四、视频委托公证的出证形式

关于视频委托公证的出证形式,曾经有几种意见:

1、办理委托公证,考虑到疫情期间为一线医护人员办理委托公证,特事特办,风险可控,按照定式公证书委托的证词格式出具,但需要有所调整,并在公证书中以附件的方式附上视频核查的材料。

2、办理委托公证,但为了体现公证的不可替代性和公证价值,出具要素式公证书。

3、办理保全证据公证,出具要素式公证书,证明线上委托的形成过程及结果,避免直接证明委托的风险。

4、出具法律意见书,发挥的空间更大。

笔者观点是,以定式公证书的形式,出具委托公证书。理由如下:

1、这两例公证是针对疫情特殊时期,援助武汉的一线医务工作者特别人群的特别程序,既然目的是为了给他们解除后顾之忧,那么尽可能朝着满足当事人需求的方向处理,针对房产登记部门常规要求当事人出具委托公证的要求,办理委托公证更稳妥,操作性更强。

2、从出证形式来看,在这一特殊背景下,尽量减少创新,在满足当事人需求的基础上,最大限度还原程序规则和办证规范的要求。

3、最后,通过前期核查、现场核查,了解公证背景资料,结合技术手段,全面考察这两个案例的情况,风险可控。所以不需要变通其他的公证事项或者出证形式来规避风险。

最终证词核心部分表述为:兹证明杜某某于 2020 年 3月 5日,通过本处的“微公证”平台,在本公证员面前,在前面的《委托书》上进行电子签名(电子签名认证证书序列号:6175*********************E91D ),并表示知悉委托的法律意义和法律后果。杜某某的委托行为符合《中华人民共和国民法总则》第一百四十三条的规定。

(三)未来展望

新冠病毒疫情带来对公证行业服务模式的影响和挑战,视频委托公证猝不及防的闯入了我们的视线。探索新型办证模式,达到“面签”和“线上办证”的平衡点,是行业内当务之急的课题,就此问题,笔者谈几点想法:

一、从行业发展角度来看:必要性和紧迫性

随着互联网的广泛应用,特别是这次疫情引发的全社会各个行业对线上功能的需求和迅速反应,使得公证的线上进程又被时代和时势推进了一大步,我们做的针对疫情的线上视频委托公证,是顺应社会的需求的,这正是创新的价值所在。

随着互联网司法实践的推动,法院互联网视频庭审,互联网证据可以不经过公证直接提交并得到采信;随着公证书的使用机关信息化建设的推进和服务意识的增强,公证证据可能会被更多的证据形式所取代,公证的证明效力和不可替代性正在受到冲击。所以说,如果我们的信息化建设走到了他们的后面,势必会失去很多固有证源,公证职能的发挥和社会价值的体现也将受到影响。

公证的本质是证明论还是服务论,一直是行业内的争论议题,笔者认为证明还是基础,因为这是我们的社会职能和行业属性,也是我们的立身之本,所以,能证明的我们要竭尽全力去守好阵地,不流失,不放弃。现在线上证明的方式就是我们的一个新战场,如果我们拱手相让,或者错失良机,可能就会被这个即将到来的数字时代所淘汰。

在这一点上,很自豪的说天津公证以行业为平台,推进信息化建设,是其他省市无法比拟的,真正做到了资源的整合和集约的,我们已经很好的迈出了一大步,现在要做的应该是进一步研究规则,出台规范,指导实践。

二、从证书使用来看:形成联动机制

如果只有公证行业创新了,但是证书的使用部门如房管局、法院、公安局或者其他部门做不到创新,无法接受视频委托、电子签名甚至是电子公证书的形式,那还是没有办法履行服务社会的公证职能。应当形成闭环,跟相关部门去沟通和协调,技术和法律上没有障碍,主要还是思维模式上的问题。虽然要做的工作很多,但是我们有信心,因为这一创新是对社会有益的事情,是顺应时代发展,顺应社会进步,服务百姓需求的,所以值得去推动、去尝试、去沟通。

三、从公证质量和风险把控看:分类推动

回归到视频委托公证及线上签名等公证本身,我们要做的是在满足当事人需求的同时,最大限度的保护自己,避免执业风险。胆大还要心细,创新的同时,要稳扎稳打,深入研究、分类推动,制定严格的办证规则。深入研究就是做好身份核查、活体检测、人脸识别、电子签名认证核查等技术功能的完善,保证真实性和合法性。有步骤有计划的分类推动线上公证模式,从公证内容、公证事项、风险考量、当事人情急事由及涉及的权益等各个方面去设定哪些可以线上办理,哪些暂不启动线上模式,由市司法局和公协推出相应的指导规范。制定规则的过程中,可以借鉴行业内的经验,如江苏省公证协会于2020年2月21日出台了《江苏省远程视频公证规程(试行)》其中第三条规定:“公证机构可以办理以下远程视频公证事项:(一)不涉及处分财产的委托;(二)夫妻之间或父母与子女之间处分财产的委托;(三)不涉及转移、放弃权利的声明;(四)不涉及处分财产、转移或放弃权利等文书上的签名;(五)经江苏省公证协会认可的其他公证事项。”

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